Verwerkersovereenkomst

Geldig vanaf 1 november 2026.

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de Overeenkomst tussen boeq B.V., gevestigd aan de Zekeringstraat 36F, 1014 BS Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90433440 ("boeq"), en het kantoor dat de Dienst afneemt ("de Klant"). De verwerkersovereenkomst geldt vanaf het moment dat de Klant hem in de app van boeq accepteert, of de Dienst gaat gebruiken met eigen gegevens. boeq legt vast welke versie de Klant heeft geaccepteerd en wanneer.

1. Begrippen

Begrippen uit de AVG, zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek), hebben in deze verwerkersovereenkomst dezelfde betekenis als in de AVG.
Begrippen met een hoofdletter die hier niet worden uitgelegd, hebben de betekenis uit de algemene voorwaarden van boeq.
AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

2. Rollen, onderwerp en duur

Voor de persoonsgegevens in de Klantdata is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en boeq verwerker. boeq verwerkt deze persoonsgegevens alleen namens de Klant.
Bijlage 1 beschrijft welke persoonsgegevens boeq verwerkt, van wie, waarvoor en hoe lang.
Voor gegevens die boeq voor zichzelf verwerkt, zoals de accounts van Gebruikers, de beveiliging van het inloggen en de facturatie aan de Klant, is boeq zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring van boeq.
Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang de Overeenkomst loopt, en daarna tot boeq de persoonsgegevens heeft verwijderd zoals artikel 12 beschrijft.

3. Instructies

boeq verwerkt de persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de Klant. De Overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst en de manier waarop de Klant de Dienst gebruikt en instelt, gelden samen als die instructie. Daaronder valt ook dat boeq via koppelingen die de Klant aanzet gegevens ophaalt en terugschrijft, en dat boeq gegevens aan een AI-model voorlegt om de taken van de Dienst uit te voeren.
Moet boeq persoonsgegevens verwerken omdat de wet dat eist, dan meldt boeq dat vooraf aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.
Vindt boeq dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan meldt boeq dat direct aan de Klant.

4. Geheimhouding

boeq houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen medewerkers en andere personen die voor hun werk aan de Dienst toegang nodig hebben, krijgen toegang, en zij zijn tot geheimhouding verplicht.

5. Beveiliging

boeq neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's voor betrokkenen. Bijlage 2 beschrijft deze maatregelen.
boeq mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.
De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging aan de eigen kant, zoals het beheer van Gebruikers, hun rechten en hun inloggegevens.

6. Subverwerkers

De Klant geeft boeq algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen.
boeq houdt een actuele lijst bij van de subverwerkers die boeq inschakelt. Daarin staat per subverwerker wat die doet, in welk land de gegevens worden verwerkt en welke waarborg geldt. De Klant kan de lijst op elk moment opvragen via [email protected].
AI ontwikkelt zich snel. boeq mag daarom op elk moment wisselen van AI-model en van de aanbieder die het model draait, als die aanbieder de voorwaarden uit artikel 7 en artikel 11 volgt. boeq past de lijst dan direct aan.
Gaat boeq een andere nieuwe of vervangende subverwerker inschakelen, dan meldt boeq dat minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de Klant. Is er spoed, bijvoorbeeld om een storing of een beveiligingsrisico op te lossen, dan mag boeq een subverwerker eerder inschakelen en meldt boeq dat zo snel mogelijk.
De Klant kan met redenen bezwaar maken tegen een subverwerker. Komen boeq en de Klant er niet samen uit, dan mag de Klant de Overeenkomst direct opzeggen.
boeq legt elke subverwerker schriftelijk minstens dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst staan, en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de naleving daarvan.
Geen subverwerkers zijn Exact Online en andere boekhoudsoftware, en de mailboxen die de Klant koppelt. Dat zijn leveranciers van de Klant zelf; boeq wisselt er alleen gegevens mee uit omdat de Klant de koppeling aanzet. Ook het btw-controlesysteem VIES van de Europese Commissie, waarmee boeq btw-nummers controleert, is geen subverwerker.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

boeq slaat de persoonsgegevens op in datacenters in Duitsland.
Taken voor AI-modellen via OpenRouter lopen over de EU-routering van OpenRouter: ze gaan alleen naar aanbieders die het model binnen de EU draaien.
Voor sommige taken komen persoonsgegevens terecht bij een subverwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals bij e-mail. boeq doet dat alleen met een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De lijst van subverwerkers uit artikel 6 noemt per subverwerker het land en de waarborg.

8. Hulp aan de Klant

boeq helpt de Klant, voor zover dat redelijk is, bij verzoeken van betrokkenen, zoals een verzoek om inzage, correctie of verwijdering. Krijgt boeq zo'n verzoek zelf, dan stuurt boeq het door aan de Klant.
boeq helpt de Klant ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), bij een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens en bij het nakomen van de beveiligingsplicht en de meldplicht voor datalekken.
Kost de hulp meer dan een paar uur werk, dan mag boeq de redelijke kosten in rekening brengen, na overleg vooraf. Hulp bij een datalek dat boeq heeft veroorzaakt, kost de Klant niets.

9. Datalekken

Ontdekt boeq een datalek dat de persoonsgegevens van de Klant raakt, dan meldt boeq dat zonder onredelijke vertraging aan de Klant, en uiterlijk binnen 48 uur nadat boeq het ontdekte.
In de melding staat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke soorten gegevens het betreft, om hoeveel betrokkenen en gegevens het ongeveer gaat, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn en welke maatregelen boeq heeft genomen of voorstelt. Wat nog niet bekend is, levert boeq zo snel mogelijk na.
De Klant beslist of het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. boeq meldt een datalek niet zelf namens de Klant, tenzij de Klant daarom vraagt.
boeq houdt een overzicht bij van alle datalekken die de persoonsgegevens van de Klant raken.

10. Controle

boeq geeft de Klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat boeq deze verwerkersovereenkomst naleeft.
Is die informatie niet genoeg, dan mag de Klant ten hoogste één keer per jaar een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding verplicht is. De Klant kondigt de audit minstens 30 dagen vooraf aan, en de audit mag de Dienst en andere klanten van boeq niet hinderen.
De Klant betaalt de kosten van de audit. Blijkt uit de audit dat boeq deze verwerkersovereenkomst op een wezenlijk punt niet naleeft, dan betaalt boeq de redelijke kosten en lost boeq de tekortkoming zo snel mogelijk op.

11. Eigen gebruik en AI-modellen

boeq gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. De enige uitzondering: boeq mag gegevens die zo zijn geanonimiseerd dat ze niet meer tot personen, de Klant of Eindklanten te herleiden zijn, gebruiken om de Dienst te testen en te verbeteren.
boeq gebruikt de persoonsgegevens nooit om AI-modellen te trainen, en staat dat ook subverwerkers niet toe.
boeq bepaalt per taak welke gegevens het AI-model krijgt. boeq gebruikt alleen AI-aanbieders die de gegevens na het antwoord niet bewaren en er niet op trainen (zero data retention).

12. Einde en verwijdering

Vóór het einde van de Overeenkomst kan de Klant boeq vragen om een export van de originele documenten en andere persoonsgegevens in een gangbaar formaat. Boekingen die al in de boekhoudsoftware van de Klant staan, blijven daar staan.
Binnen 30 dagen na het einde van de Overeenkomst, of nadat de Klant de kantooromgeving in de app verwijdert, verwijdert boeq alle persoonsgegevens van de Klant, met de bestanden. Moet boeq gegevens op grond van de wet langer bewaren, dan bewaart boeq alleen die gegevens en alleen zo lang als nodig.
Uit de versleutelde back-ups verdwijnen de gegevens daarna vanzelf, binnen ongeveer een maand. Tot die tijd gebruikt boeq de back-ups alleen om de Dienst na een storing te herstellen.
Op verzoek bevestigt boeq schriftelijk dat de gegevens zijn verwijderd.

13. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van boeq onder deze verwerkersovereenkomst geldt artikel 12 van de algemene voorwaarden.
Dit beperkt de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG niet.

14. Slotbepalingen

Is deze verwerkersovereenkomst in strijd met andere afspraken tussen boeq en de Klant, dan gaat deze verwerkersovereenkomst voor waar het om de verwerking van persoonsgegevens gaat.
boeq mag deze verwerkersovereenkomst wijzigen als een wijziging van de Dienst of van de wet dat nodig maakt. boeq meldt een wijziging minstens 30 dagen vooraf. Een wijziging van de subverwerkers verloopt volgens artikel 6.
Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Amsterdam.

Bijlage 1: Verwerkingen

Wat boeq doet

boeq verwerkt persoonsgegevens om de Dienst te leveren:

facturen en bonnen ontvangen, lezen en herkennen;
boekingsvoorstellen maken en goedgekeurde boekingen in de boekhoudsoftware van de Klant zetten;
banktransacties ophalen en afletteren;
vragen aan Eindklanten stellen en het klantportaal aanbieden;
vragen van Gebruikers en Eindklanten beantwoorden in de chat;
gegevens uitwisselen met de boekhoudsoftware van de Klant, zoals relaties, grootboekrekeningen en boekingen;
ondersteuning geven en fouten opsporen.

Betrokkenen

Gebruikers: medewerkers van de Klant;
Eindklanten en hun contactpersonen;
leveranciers, afnemers en andere relaties van de Klant en van Eindklanten, en hun contactpersonen;
personen die voorkomen in documenten, e-mails en banktransacties.

Soorten persoonsgegevens

naam- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
bedrijfsgegevens die bij een eenmanszaak of vennootschap onder firma persoonsgegevens kunnen zijn, zoals het KvK-nummer en het btw-nummer;
financiële gegevens, zoals IBAN, banktransacties, factuurregels, bedragen en boekingen;
de inhoud van documenten en e-mails die de Klant of Eindklanten aanleveren;
berichten in de chat en antwoorden op vragen;
gegevens over het werk van Gebruikers in de Dienst, zoals de wijzigingshistorie en sessie-opnames waarin tekst en invoer zijn afgeschermd;
inloggegevens van Eindklanten voor het klantportaal, en inloggegevens van mailboxen en leveranciersportalen die de Klant koppelt.

Bijzondere persoonsgegevens en BSN

De Dienst is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Ze kunnen wel voorkomen in documenten die de Klant aanlevert, bijvoorbeeld in een factuur van een zorgverlener. Ook kan een burgerservicenummer (BSN) voorkomen, bijvoorbeeld in het betalingskenmerk van een aanslag van de Belastingdienst. boeq verwerkt die gegevens op dezelfde manier en met dezelfde beveiliging als de andere gegevens. De Klant beoordeelt of daarvoor extra maatregelen nodig zijn.

Bewaartermijnen

boeq bewaart de persoonsgegevens zolang de Overeenkomst loopt, en verwijdert ze daarna zoals artikel 12 beschrijft. Voor deze gegevens gelden kortere termijnen:

verwijderde facturen: 7 dagen;
e-mail aan een onbekend adres: 14 dagen;
sessie-opnames: 30 dagen;
ontvangen e-mails en hun bijlagen: 90 dagen, tenzij een factuur of document nog naar het bestand verwijst;
context uit e-mails die een AI-model bij een taak gebruikt: 90 dagen;
gegevens over het inloggen: 90 dagen;
het logboek van de uitwisseling met AI-modellen: 180 dagen;
chatberichten: 6 maanden; een korte samenvatting van een gesprek blijft bewaard zolang de Overeenkomst loopt;
de interne wijzigingshistorie: 365 dagen; de activiteiten die Gebruikers in de app zien, blijven bewaard zolang de Overeenkomst loopt.

Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen

Opslag en back-ups: de Dienst draait in datacenters in Duitsland. Back-ups worden met AES-256 versleuteld voordat ze de server verlaten, staan op een aparte locatie en maken herstel tot ongeveer een maand terug mogelijk.
Verbindingen: alle verbindingen met de Dienst lopen via HTTPS.
Gevoelige gegevens: toegangssleutels van koppelingen, wachtwoorden van gekoppelde mailboxen en leveranciersportalen, en de geheimen voor tweestapsverificatie staan versleuteld in de database. Wachtwoorden van Gebruikers en van het klantportaal worden alleen als onomkeerbare hash opgeslagen.
Wachtwoorden: minimaal 12 tekens, met hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen, en een controle tegen bekende gelekte wachtwoorden.
Inloggen: tweestapsverificatie en passkeys zijn beschikbaar. De Klant kan tweestapsverificatie verplicht stellen en inloggen beperken tot goedgekeurde locaties. Herhaalde inlogpogingen worden afgeremd. Beheerders van boeq gebruiken altijd tweestapsverificatie.
Toegang: Gebruikers krijgen rollen en rechten, en de Klant kan hun toegang per administratie beperken.
Bestanden: documenten staan in afgeschermde opslag en zijn alleen via de app bereikbaar, na een controle van de rechten van de Gebruiker.
Wijzigingshistorie: belangrijke wijzigingen, zoals aan koppelingen, instellingen en rechten, worden vastgelegd met wie ze deed en wanneer.
AI-modellen: boeq bepaalt per taak welke gegevens het AI-model krijgt, en neemt maatregelen tegen prompt-injectie, zodat tekst in een document of e-mail het model niet zomaar kan sturen.
Sessie-opnames: de tekst op het scherm en wat Gebruikers in velden typen, worden afgeschermd. Alleen beheerders van boeq kunnen opnames bekijken, alleen voor ondersteuning en foutopsporing, en ze worden na 30 dagen verwijderd.
Medewerkers: alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, krijgen toegang tot persoonsgegevens, en zij zijn tot geheimhouding verplicht.

Vragen over deze verwerkersovereenkomst?

Mail naar [email protected]. We lopen hem graag samen met je door.