De vragen die kantoren ons stellen.

boeq is de AI-infrastructuur voor boekhoudkantoren die met de tijd mee willen: de laag waarop virtuele collega's meewerken. Daarop huur je collega's in. Leo verwerkt facturen en bonnen, matcht de bank en vraagt je klanten uit, in Exact Online zelf. Sara volgt binnenkort. Ze krijgen alleen de bevoegdheden die jij ze geeft, en de laatste klik is van een mens.

Nee. Leo werkt in Exact Online zelf, op dezelfde grootboekrekeningen en in dezelfde dagboeken als jouw mensen. Jullie blijven werken in Exact Online: één verbinding, geen app per klant, geen migratie. Zo komt Leo in Exact Online.

Voor boekhoudkantoren die in Exact Online werken en meer administraties willen verwerken met dezelfde mensen, bijvoorbeeld omdat een vacature niet gevuld raakt of klanten op een wachtlijst staan. Niet voor kantoren die minder mensen in dienst willen: dan is Leo niet de juiste keuze. Als je alleen zoekt naar goedkoper facturen boeken, zijn wij ook niet de beste keuze. En werk je in een ander boekhoudpakket, dan kan Leo nu nog niet bij je meewerken: boeq werkt alleen met Exact Online.

Leo is je virtuele junior boekhouder. Hij doet het verwerkende werk: facturen en bonnen boeken, de bank matchen en je klanten uitvragen. Hij is nu beschikbaar. Sara is je virtuele senior boekhouder en komt binnenkort. Zij sluit de maand af, stelt de btw-aangifte op en toetst Leo's werk risicogericht. Zij vereist Leo, omdat zij zijn werk toetst.

Nee, en de kantoren waar dit het beste werkt doen dat juist niet. Zij hebben een vacature die niet gevuld raakt, of een wachtlijst met klanten die ze niet aannemen. Met boeq verwerken zij meer met hetzelfde aantal collega's.

Voor het herkennen zelf is het verschil klein, en daar zijn we ongeveer even duur. Het verschil zit in wat Leo eromheen doet: hij leest eerst drie jaar van jullie historie, krijgt per soort werk alleen de bevoegdheid die hij met zijn eigen correctiepercentage verdient, vraagt je klanten zelf uit via het portaal en legt elke boeking uit tot de bron. Als je alleen zoekt naar goedkoper facturen boeken, zijn wij niet de beste keuze.

Ja. Per soort werk bepaal jij: zelf doen, voorstellen, of altijd vragen, met het volume en het correctiepercentage ernaast. Nooit automatisch, altijd omkeerbaar. En elke boeking is terug te lezen tot de bron.

Leo dient niets in en sluit geen periode; de laatste klik is altijd van een mens op je kantoor. Gaat er iets mis, dan is elke boeking terug te lezen tot de bron: de regel, de historie, de afweging en het antwoord van de klant. Onze aansprakelijkheid is contractueel begrensd, net als bij elke softwareleverancier. De beroepsverantwoordelijkheid blijft bij jou, en daar is het product op gebouwd.

Ja, kosteloos. Je probeert Leo uit op een paar van je eigen facturen, in de demo of in je eigen omgeving. Zo zie je hoe hij met jouw werk omgaat voordat je iets besluit.

Koppelen is een kwestie van minuten, historie inlezen een dag. Daarna volgen twee tot vier weken waarin Leo voorstelt en niets zelf boekt, zodat jij ziet of zijn redenering klopt. Bevoegdheden geef je daarna stap voor stap.

Niet tenzij jij dat wilt. Zelf boeken staat standaard uit. In Leo's dossier geef je hem per soort werk (facturen, bank) die bevoegdheid, vanaf een zekerheid die jij kiest, voor je hele kantoor of per administratie. Zijn correctiepercentage laat zien of hij die ruimte verdient. Aangifte verzenden en een periode definitief sluiten doet Leo nooit.

Dan legt Leo de boeking overzichtelijk voor aan je team in plaats van te gokken. Jullie beslissen, en Leo onthoudt de keuze voor de volgende keer.

Die legt Leo overzichtelijk voor aan je team in plaats van te gokken. Jullie koppelen de juiste factuur of kostenpost, en Leo onthoudt het voor de volgende keer.

Met Leo. Hij doet het verwerkende werk en is nu beschikbaar. Sara komt binnenkort en kan er dan bij. Zij vereist Leo, omdat zij zijn werk toetst. Zeg het in de demo als je haar wilt, dan zetten we je op de lijst.

Nee. Koppelen, historie inlezen en kantoorbeleid vastleggen zitten erbij. Je betaalt één bedrag per medewerker per maand; het klantportaal en gebruikers op kantoor kosten niets extra.

Tot 10% erboven rekenen we € 0,17 per credit. Daarboven draait op aanvraag een tweede Leo. In de praktijk daalt het verbruik naarmate hij jullie werk beter kent.

Ja, per maand. Je zit nergens aan vast. De onboarding en de check-ins daarna zijn gratis. Bekijk de voorwaarden voor de details.

Zet je eigen portefeuille en omzet in de rekentool: die laat zien hoeveel administraties hetzelfde team met Leo aankan en wat dat in omzet betekent. Bij de intake rekenen we met je werkelijke cijfers.

Een post die Leo niet zelf kan verklaren, zoals een betaling zonder factuur of bon. In plaats van te gokken stelt hij de vraag aan je klant, als korte vraag in zijn portaal.

Met één klik. Bij een betaling zonder factuur kiest je klant: bon uploaden, geen bon, privé of rekening-courant. Een bon fotografeert hij met zijn telefoon. Leo verwerkt het antwoord en vraagt door als iets niet klopt, bijvoorbeeld een tankbon terwijl er geen auto op de balans staat.

Een vraag die Leo aan je klant stelt en verwerkt telt als één credit, net als elke andere boeking. Het klantportaal zelf kost niets extra.

Dan blijft Leo werken zoals nu: hij haalt facturen uit de mailboxen en stelt zijn vragen aan jou in plaats van aan de klant. Je verliest dan wel het grootste deel van de tijdwinst, want uitvragen kost de meeste tijd. Daarom laat het portaal alleen zien wat een ondernemer begrijpt, en niets dat op boekhouden lijkt.

Je kiest per portaal: een e-mailadres met een gegenereerd wachtwoord dat de klant één keer per mail krijgt, of een unieke link zonder inlog. Die link kun je op elk moment vervangen; de oude werkt dan direct niet meer.

Facturen en bonnen als PDF, PNG, JPG of WebP, door ze op het portaal te slepen. Leo pakt ze op zoals elke andere factuur: herkennen, voorstellen, en bij twijfel aan jou voorleggen.

Niets extra. Het zit bij Leo in, zonder prijs per portaal of per gebruiker. Een vraag die Leo aan je klant stelt en verwerkt telt als één credit, net als elke andere boeking.

Ja. Bij elk portaal zit een voorvertoning waarmee je als klant meekijkt, zonder dat dit als bezoek van de klant telt.

Alleen hun eigen administratie en de vragen die voor hen klaarstaan. Portaalpagina's worden niet door zoekmachines geïndexeerd.

In de EU, op servers in Duitsland. Dat geldt voor de applicatie, de database, de documenten en de versleutelde back-ups. Ook de AI-modellen die je facturen, bonnen en transacties verwerken, draaien in de EU.

Taalmodellen van gevestigde AI-aanbieders, die je data niet bewaren en er niet op trainen. Per taak kiezen we het model dat het werk het best doet: een lichter model voor eenvoudige herkenning, een zwaarder model voor lastige afwegingen. De modellen die je facturen, bonnen en transacties verwerken, draaien in de EU. Via welke partijen we AI inzetten, staat in onze lijst van subverwerkers. Die sturen we je op verzoek: mail naar [email protected].

Nee. Wij trainen geen modellen op je data, en de AI-aanbieder ook niet. Wat je klanten aanleveren, maakt geen enkel model slimmer.

Nee. Het model krijgt een taak, geeft antwoord en bewaart daarna niets. Er blijft bij de aanbieder geen kopie van je facturen of transacties achter.

Nee. Het AI-model heeft geen toegang tot je administratie en kan niet zelf gaan zoeken. boeq bepaalt per taak wat het model te zien krijgt.

Alleen als een taak erom vraagt: een binnengekomen factuur lezen, een banktransactie matchen of een vraag in de chat beantwoorden. boeq stuurt dan alleen mee wat voor die taak nodig is, zoals die ene factuur en eerdere boekingen van dezelfde leverancier.

Ja. Leo onthoudt de werkafspraken en keuzes van je team, zodat zijn voorstellen de volgende keer beter kloppen. Dat gebeurt in boeq zelf: het AI-model wordt er niet op getraind.

Ja. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. We sluiten met elk kantoor een verwerkersovereenkomst waarin staat wat we met je gegevens doen, en wat niet.

Alleen de partijen die nodig zijn om boeq te laten werken, zoals de hosting, de opslag en het AI-model. De actuele lijst sturen we je op verzoek: mail naar [email protected]. Hoe we subverwerkers kiezen en wijzigingen melden, staat in artikel 6 van onze verwerkersovereenkomst.

Via de officiële koppeling van Exact. Je logt zelf in bij Exact en geeft daar toestemming, dus wij krijgen je wachtwoord nooit te zien. De toegangssleutels staan versleuteld opgeslagen.

Ja. De koppeling verloopt via een beveiligde verbinding en Leo heeft alleen leestoegang tot de transacties. Betalingen doen kan hij niet.

Nee. Leo leest banktransacties om ze aan facturen te koppelen. Geld overmaken of betalingen klaarzetten kan hij niet.

Ja. Alle verbindingen lopen via HTTPS. Koppelingssleutels en mailboxwachtwoorden staan versleuteld in de database, en back-ups worden met AES-256 versleuteld voordat ze de server verlaten.

Je administratie bewaren we zolang je klant bent. Voor de rest gelden vaste termijnen:

• Het verslag van wat Leo naar het model stuurde en terugkreeg: 180 dagen, zodat we een boeking kunnen nazoeken.
• Chatgesprekken: 6 maanden. Een korte samenvatting van een gesprek blijft bewaard zolang je klant bent.
• Een verwijderde factuur: na 7 dagen definitief weg.
• Versleutelde back-ups: ongeveer een maand.

Je kunt je kantooromgeving laten verwijderen. Uit de versleutelde back-ups verdwijnen je gegevens daarna binnen ongeveer een maand vanzelf. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst.

In de chat is altijd te zien dat een antwoord van een AI-collega komt. En beslissingen die ertoe doen, liggen bij jouw kantoor.